Управление закупками – важная часть вашего проекта!

Управление закупками — это процесс приобретения товаров, услуг или работ у внешних поставщиков или продавцов для поддержки и удовлетворения потребностей проекта или организации.

Процесс управления закупками обычно включает следующие основные этапы:

1. Определение потребностей.

Первым шагом в управлении закупками является определение конкретных потребностей и требований проекта или организации. Это включает в себя понимание необходимых товаров, услуг или работ и их количества.

2. Выбор поставщика.

После определения потребностей следующим шагом является определение потенциальных поставщиков или поставщиков, которые могут удовлетворить эти требования. Выбор поставщика может включать в себя отправку запросов предложений (RFP) или запросов котировок (RFQ) для приглашения предложений от поставщиков.

3. Оценка поставщиков.

После получения предложений от поставщиков ответственный по закупкам оценивает предложения на основе таких факторов, как цена, качество, время доставки, опыт и финансовая стабильность поставщика.

4. Переговоры.

Переговоры с поставщиками являются неотъемлемой частью управления закупками. Это включает в себя обсуждение условий, ценообразования, графиков поставок и любых других соответствующих договорных аспектов для достижения взаимовыгодного соглашения.

5. Заключение договора.

После выбора поставщика и завершения переговоров между организацией и поставщиком заключается официальный договор. В нем излагаются согласованные условия, включая цены, доставку, условия оплаты и ожидаемые результаты.

6. Выполнение закупок.

Процесс закупок переходит к этапу исполнения, где происходит фактическая покупка товаров или услуг в соответствии с условиями, изложенными в контракте.

7. Получение и проверка.

После того, как товары или услуги доставлены, они проверяются, чтобы убедиться, что они соответствуют указанным требованиям к качеству и количеству. Любые несоответствия или проблемы решаются с продавцом.

8. Обработка платежей.

Платеж обрабатывается в соответствии с условиями, согласованными в договоре. Надлежащая документация и ведение записей имеют важное значение на этом этапе.

9. Закрытие договора.

После завершения процесса закупки договор официально закрывается. Это включает в себя документирование окончательных результатов, подписание актов, проведение окончательного обзора работы поставщика и урегулирование любых нерешенных договорных вопросов.

Определить необходимые вам закупки, а также их поставщиков стоит еще до запуска реализации проекта. Однако контролировать данный процесс нужно постоянно до самого конца проекта.